Aufbau eines Quality Gates für Eingangsrechnungen mit der Prüf API

Bevor wir loslegen, möchten wir Sie darauf hinweisen, dass wir in unseren Artikeln keine Steuerberatung betreiben können und dürfen. Wir möchten Ihnen stattdessen zeigen, wie sie mit technischen Mitteln Korrektur-Prozesse im Umfeld der Finanzbuchhaltung entlasten können.

Stellen wir uns folgendes Szenario vor: Sie erhalten eine große Zahl von Eingangsrechnungen per EDI von Ihren Lieferanten. Davon ist ein gewisser Prozentsatz in jedem Monat fehlerhaft, so dass sie nachbearbeitet werden müssen. In einem Fall wurden die Vorgaben aus § 14 (4) des deutschen Umsatzsteuergesetzes nicht vollständig eingehalten, in einem anderen fehlt ein Hinweis auf die Zahlungsbedingungen des Lieferanten. Ihr Ziel ist es, in solchen Fällen automatisiert eine E-Mail mit einem Fehlerbericht an einen Ansprechpartner des Rechnungsstellers zu senden. Der Bericht soll die Fehler erklären und Anweisungen für die nächsten Schritte enthalten. Auf diese Weise wird der manuelle Aufwand für Korrekturen reduziert und die Finanzbuchhaltung entlastet.

Im ersten Schritt erarbeiten wir gemeinsam mit ihnen den Prozess. Wir klären, welche Fehler in der Praxis gemacht werden, in welchen Fällen eine Rechnungskorrektur oder eine Rechnungsstornierung erfolgen muss und wann ein Hinweis des Lieferanten an Sie genügt. Die Fehler können in der Struktur der EDI-Datei begründet sein – es fehlt beispielsweise ein verpflichtendes Segment oder die maximale Länge eines Feldes wurde überschritten. Es kann aber auch ein logisches Problem vorliegen, wenn etwa die Summe aller Positions-Beträge nicht dem entsprechenden Wert im Summen-Teil der Rechnung entspricht. Aus diesen Vorgaben erstellen wir die Prüf-Schnittstelle und testen sie gemeinsam mit Ihnen, bis alle in der Realität auftretenden Fälle abgedeckt sind.

Als nächstes müssen wir entscheiden, auf welchem Weg die zu prüfenden Datensätze von Ihnen zu uns gelangen. Naheliegend wäre, sie per HTTPs an unsere Prüf-API zu versenden, aber auch ein Versand via SFTP oder E-Mail wäre denkbar. Da wir in diesem Beispiel vorhaben, die Prüf-Ergebnisse per E-Mail an die ursprünglichen Rechnungs-Sender zu schicken, benötigen wir entsprechende Ansprechpartner für Datenqualität mitsamt ihrer E-Mail-Adresse.

Die E-Mail sollte nicht nur den Fehler-Report im Anhang enthalten, sondern auch einen Text, wie der Rechnungs-Sender nun vorgehen muss. Hier könnte beispielsweise ein E-Mail-Postfach oder eine Telefonnummer der Finanzbuchhaltung genannt werden, an die sich der Ansprechpartner wenden kann. Möglichst viele Informationen sollten aber bereits in den Fehler-Reports selbst enthalten sein, besonders, wie der Rechnungs-Sender auf bestimmte Fehlerbilder reagieren soll.

Nachdem wir alle Komponenten des Quality-Gates erarbeitet haben, bietet es sich an, zunächst einen kleineren Teil des produktiven Datenstroms zu überwachen. Das könnte beispielsweise bei Rechnungen für eine bestimmte Kostenstelle erfolgen, oder für bestimmte Daten-Sender. Falls hierbei noch kleinere Änderungs-Bedarfe auftreten, können wir diese umsetzen, ohne alle Daten-Sender darüber informieren zu müssen. Wenn der Pilot-Betrieb erfolgreich war, kann das Quality-Gate im letzten Schritt auf die Prüfung aller eingehenden EDI-Rechnungen ausgeweitet werden. Die Mitarbeiter Ihrer Finanzbuchhaltung müssen nun nicht mehr manuell Fehler-Berichte für EDI-Rechnungen schreiben und können die gewonnene Zeit in andere Aufgaben stecken.