Ihre Probleme möchten wir haben Teil II

Wenn EDI menschlichen Aufwand im Wirtschaftsleben reduzieren soll, lässt sich der Erfolg auch daran messen, wann die Schnittstelle das letzte Mal bearbeitet wurde. Da gibt es Schnittstellen, die kennen jüngere Kollegen einer EDI-Abteilung nicht mehr und solche, die so viele Probleme verursachen, dass jeder Kollege sie kennt.

Solche Problem-Schnittstellen beanspruchen aber nicht nur die Arbeitskraft der EDI-Abteilung, sondern beschäftigen meist auch weitere Kollegen: Aus der eigenen Fachabteilung, aus der Fachabteilung des Geschäftspartners, dessen EDI-Abteilung und möglicherweise noch von Dienstleistern.

Dabei entstehen zum einen direkte Kosten, wie die Rechnung für Support-Tickets oder Mapping-Änderungen. Zum anderen ergeben sich auch Lohnkosten für die Zeit, in der E-Mails mit Fehleranalysen geschrieben oder Krisen-Meetings mit allen Beteiligten abgehalten werden. Das kann einen Teil der Kostenreduktionen negieren, die durch den Einsatz von EDI geplant waren.

Um solche Effizienzverluste zu vermeiden, bietet es sich an, zunächst den Kern des Problems zu ermitteln. Bereiten beispielsweise die Stammdaten laufend Probleme? Müssen Informationen aus unterschiedlichen Quellen zu einem Zeitpunkt konsolidiert werden, bei dem eine Quelle nicht verlässlich zur Verfügung steht?

Aus der großen Bandbreite möglicher Probleme ergibt sich, dass es auch eine Vielzahl dazu passender Maßnahmen gibt, die sich in einem so kurzen Text nur skizzieren lassen. Es hat sich allerdings schon häufig bewährt, an geeigneten Stellen in der Prozesskette auf das Vorhandensein bestimmter Informationen zu prüfen und den Prozess zu stoppen, falls diese fehlen. Das kann im ERP- oder im EDI-System erfolgen.

Hilfreich ist auch im umgekehrten Fall zu überprüfen, ob Referenznummern, wie Lieferscheinnummern, unerlaubt mehrfach verwendet wurden. Idealerweise nutzt man dazu eine Datenbank. Wo dies nicht möglich ist, kann aber auch je nach EDI-Produkt eine einfache Hilfs-Textdatei mit der Information aufgerufen, beschrieben und ausgelesen werden.

Effizienzverluste zu vermeiden, ist auch das Ziel unserer Validierungs-API. Hier können Sie nicht nur prüfen, ob alle verpflichtenden Informationen in einer Datei enthalten sind. In produktiven Datenströmen eingesetzt, können Sie auch Ihre Workflows so absichern, dass im Fehlerfall der Versand an den Partner unterbunden wird. Die detaillierten Fehlertexte helfen zudem, die Fehlerquelle zu identifizieren und so die Bearbeitungszeit zu senken. Am Ende gilt: Je weniger Arbeitsstunden in eine Schnittstelle fließen, desto mehr erfüllt EDI ihr Effizienz-Versprechen.