Ihre Probleme möchten wir haben Teil III

Stellen Sie sich vor, es ist Freitagnachmittag und auf einem Flugfeld steht eine Frachtmaschine mit Ihren Waren an Bord. In einer Stunde macht der Zollbeamte Feierabend und der Zollbroker wartet immer noch auf Ihre Daten zu den zu verzollenden Gütern. Die Fluggesellschaft rechnet Ihnen derweil vor, was es kostet, wenn das Flugzeug das ganze Wochenende geparkt werden muss.

Sicher, das ist ein extremer Fall, aber fehlerhafte EDI-Daten können in vielen Prozessen Kosten verursachen. In der Automotive-Industrie können Datensender mit Strafgebühren für fehlerhafte Lieferscheine belegt werden und im Handel zahlen Debitoren teilweise erst, nachdem sie eine korrekte Rechnung per EDI erhalten haben.

Fehlerhafte EDI-Daten können besonders in der Automotive-Industrie auch nicht-finanzielle Kosten verursachen, wenn Lieferanten aufgrund niedriger Datenqualität eine Verschlechterung ihrer Bewertung erhalten. Wie in Teil II unserer Serie beschrieben, fallen auch noch relevante Lohnkosten an, falls derartige Probleme gehäuft auftreten.

Die eleganteste Lösung für Probleme mit EDI-Daten ist Planung: Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Schnittstellen einer Risiko-Bewertung zu unterziehen. Dabei können Sie verschiedene Kriterien heranziehen: Welche ist besonders zeitkritisch, wo geht es um besonders viel Geld, welcher Datenempfänger reagiert besonders sensibel auf fehlende oder fehlerhafte Daten?

Als nächstes können Sie Notfallpläne erstellen. Dazu gehören etwa Telefonlisten mit passenden Kontakten oder technische Maßnahmen, wie beispielsweise ein alternatives Übertragungsprotokoll, falls die Daten nicht auf dem normalen Weg versendet werden können. Oft sind die Partner genauso an hoher Datenqualität interessiert und unterstützen diese Planungen.

Wenn der Notfall eintritt, können Sie idealerweise schnell und mit passenden Maßnahmen reagieren. Leider hält sich die Realität aber nicht immer an dieses Drehbuch und es treten Probleme auf, für die kein Plan entworfen wurde. Selbst dann profitieren Sie aber davon, wenn sich Ihre Spezialisten mit Hilfe einer Telefonliste schnell vernetzen können. Gemeinsam finden diese oft Improvisationen, mit denen das Problem zumindest kurzfristig entschärft wird.

Wenn Zeit der entscheidende Faktor ist und EDI-Daten in einem Texteditor von Hand angepasst werden, sollte zumindest die Fehlerkontrolle nicht manuell erfolgen. Mit unserer V erhalten Sie in Sekunden ein automatisiert geprüftes Ergebnis für die Struktur und den Inhalt einer Datei. So verbessern Sie Ihre Reaktionszeiten und können oft noch rechtzeitig korrigierte Daten übertragen.

Übrigens: Der Fall mit dem Frachtflugzeug ist wirklich so passiert, er konnte durch die Zusammenarbeit von Experten buchstäblich in letzter Sekunde gelöst werden.