Korrekturprozesse im Datenaustausch Teil II

Im ersten Teil unserer Serie über Korrektur-Prozesse haben wir verschiedene Vorgehensweisen vorgestellt, mit denen Sie Partner über Fehler informieren und diese korrigieren lassen können. Hier soll es nun um zwei EDIFACT-Nachrichtenarten gehen, mit denen Sie ein strukturiertes Feedback geben können: Die Nachrichtenarten CONTRL und APERAK.

Sowohl CONTRL als auch APERAK verfolgen das Ziel, dem Datensender den Verarbeitungs-Status von EDI-Daten in einem Format zurück zu senden, welches von Anwendungen verarbeitet werden kann. Sie sind also, wie EDI-Daten im Allgemeinen, weniger darauf ausgelegt, dass ein breiter Personenkreis sie zu lesen versteht. Wie bereits in Teil eins angesprochen, sind sie zudem eher für Prozesse mit geringerer Kritikalität geeignet, da keine unmittelbaren Verbesserungen durch den Datensender zu erwarten sind.

Mit der CONTRL können Sie zwei Funktionen abdecken: Zum einen dient sie als Empfangsquittung für eine vorausgehende EDI-Übertragung. Dies ist insbesondere dann nützlich, wenn das Datenaustauschprotokoll keine Empfangsbestätigung beinhaltet oder diese nicht aktiviert wurde. Zum anderen teilt sie dem Datensender mit, ob seine Übertragung generell akzeptiert oder abgelehnt wurde.

Die Rückmeldung kann unterschiedlich detailliert ausfallen: Lediglich Informationen zum Status der gesamten Übertragung sind verpflichtend, es können zusätzlich aber auch Statusinformationen über eine Gruppe von EDIFACT-Nachrichten (zusammengefasst in einer oder mehreren UNG/UNE-Gruppen), einzelne Nachrichten, Segmente oder Datenelemente zurückgemeldet werden. Falls Mängel gemeldet werden, können diese über eine Liste von Fehler-Codes beschrieben werden.

Da die Liste der Fehler-Codes nicht besonders umfangreich ist und die CONTRL auch keine detailliertere Beschreibung zulässt, ist sie weniger gut als die APERAK geeignet, ein vollständiges Feedback über semantische Fehler zu geben. Man kann mit ihr aber zumindest aufzeigen, an welchen Stellen innerhalb einer Nachricht sich Fehler befinden, so dass weniger Rücksprache-Bedarf zwischen Datensender und Datenempfänger entsteht und grobe syntaktische Fehler erkannt werden.

Man kann die APERAK als die große Schwester der CONTRL verstehen. Sie ist detaillierter und kann unter anderem mehr Kontaktdaten und Referenzen zu einer bestimmten Nachricht enthalten. Bei ihrer Beschreibung haben wir uns an der VDA 4937 orientiert. Hier handelt es sich um eine Anwendungsempfehlung des Verbands der Automobilindustrie zur APERAK, mit der EDI-Partner standardisiert Feedback austauschen können. Wie die CONTRL, kann auch die APERAK als Empfangsbestätigung verwendet werden, es gibt also eine gewisse funktionelle Überschneidung zwischen beiden Nachrichtenarten.

Wo die CONTRL aber nur die Status „abgelehnt“ oder „akzeptiert“ kennt, können Sie mit der APERAK zusätzlich Warnungen darstellen. Das könnte beispielsweise dort geschehen, wo eine Nachricht zwar verarbeitet werden konnte, aber ein kleinerer Korrekturprozess an einem nachgeordneten Detail notwendig war. Zudem können Anwender detaillierte Codelisten erstellen, wie dies der VDA bei der VDA 4937 beispielsweise getan hat. Mit Hilfe von Freitexten können Sie zudem einem breiteren Nutzerkreis Feedback geben. Prinzipiell ist es sogar möglich, das Ergebnis von Prüfungen aus dem finalen Empfangs-System dem EDI-System zu übergeben, in eine APERAK zu konvertieren und dem Datensender zu übermitteln.

Am Ende sind CONTRL und APERAK nur dann sinnvoll, wenn ihr Ergebnis vom Datensender berücksichtigt wird. Auch wenn es wünschenswert wäre, wenn Ihre Partner die Feedback-Daten bis in das System routen würden, in dem die fehlerhafte Nachricht erzeugt wurde, sollten Sie nicht damit rechnen, dass alle Datensender dazu willens oder in der Lage sind. Partner, bei denen das der Fall ist, könnten die Inhalte der CONTRL oder APERAK aber in ein Format mappen, aus welchem ein PDF erzeugt wird. In diesem Prozess können sie auch Fehlercodes mittels einer Ersetzungstabelle in verständlichere Inhalte umschreiben. Die PDF-Datei wird dann in einem zweiten Schritt via E-Mail an eine Person auf der Seite des Datensenders geschickt, welche für die Datenqualität verantwortlich ist.

Besonders, wenn Sie ausschließlich die APERAK einsetzen, sollten Sie überlegen, ob Sie nur für fehlerhafte oder für alle Nachrichten ein Feedback zurücksenden. Auch wenn bei der ersten Option das Nachrichten-Volumen geringer ausfällt, empfehlen wir, in beiden Fällen eine APERAK zu senden. Andernfalls wird der Datensender nicht sicher sein können, dass seine Nachricht auch verarbeitet wurde, häufige Nachfragen bei Ihrem EDI-Team werden die Konsequenz sein.

Hier geht es zu Teil I unserer Serie.