Korrekturprozesse im Datenaustausch Teil I

Fehlerhafte oder fehlende EDI-Daten können Geschäftsprozesse gefährden und erfordern zum Teil erhebliche manuelle Nacharbeit. Da selbst bei zuverlässigen Partnern temporäre Ausfälle vorkommen können, lohnt es sich in vielen Fällen, über Korrektur-Prozesse für fehlerhafte EDI-Daten nachzudenken.

Bevor Sie konkrete Prozesse definieren, sollten Sie überlegen, was die Konsequenz fehlender oder fehlerhafter Nachrichten ist. Können Sie damit leben, wenn ein gewisser Prozentsatz aller Belege nicht nutzbar ist? Dann reicht es vermutlich, wenn Sie Ihre Partner so instruieren, dass das Problem in der näheren Zukunft von ihnen gelöst wird. Wenn es auf jede einzelne Nachricht ankommt, sollten Sie den Prozess so ausgestalten, dass ein Nachliefern oder eine Korrektur innerhalb einiger Stunden möglich ist. Wenn der Prozess fertig definiert wurde, sollte er beantworten, wie Partner auf Fehler hingewiesen werden und wie sie darauf reagieren sollen.

Für Prozesse mit einer gewissen Fehlertoleranz empfiehlt sich der Versand von Fehler-Reports per automatisch generierter E-Mail, über APIs oder mithilfe der EDIFACT-Nachrichtenarten CONTRL oder APERAK. Wie letztere einzusetzen sind und worin sie sich unterscheiden, werden wir Ihnen im zweiten Teil unserer Serie zeigen.

All diesen Kommunikations-Methoden ist gemein, dass sie nicht zwingend eine unmittelbare Reaktion hervorrufen, weil der Empfänger möglicherweise erst verzögert die Botschaft liest. Eine Verbesserung sollten Sie daher erst einige Tage später einplanen. Ebenso sollten Sie zumindest stichprobenartig nachhaken, ob die Reports auch wahrgenommen und berücksichtigt werden. Ein solcher Testfall bietet sich auch beim Onboarding neuer Partner an.

Als Reaktion sollte der Partner die Ursache des Problems angehen. Dafür kommt eine Reihe von Gründen in Frage, unter anderem fehlerhafte Stammdaten, die falsche Erzeugung der Daten im ERP-System, ein Fehler am EDI-Mapping oder ein Ausfall der Übertragungs-Technologie. Sobald das Problem behoben ist, ist der Korrektur-Prozess abgeschlossen. Bei anhaltenden Problemen bietet es sich an, mithilfe von geeigneten Kollegen beim Partner auf eine Lösung des Problems zu dringen. Hierzu bietet sich insbesondere der Einkauf an.

Maßnahmen für kritische Prozesse werden in der Regel kurze Reaktionszeiten erfordern. Hier ist es sinnvoll, den Partner um eine Liste mit Kontakten zu bitten, die verlässlich telefonisch erreichbar sind. Noch effizienter kann es sein, automatisch generierte SMS zu versenden, in denen der Empfänger aufgefordert wird, selbst Kontakt mit Ihnen aufzunehmen.

Da oftmals eine Behebung der Fehlerursachen nicht kurzfristig möglich ist, kann es helfen, wenn Sie oder der Sender die fehlerhafte Nachricht händisch mit einem Texteditor korrigieren und danach neu verarbeiten. Zuvor müssen Sie aber überprüfen, ob technische oder rechtliche Hindernisse einem solchen Verfahren im Wege stehen. Nachdem die unmittelbaren Symptome kuriert wurden, können Sie die zugrundeliegenden Ursachen mit den Maßnahmen beheben, die wir im vorigen Abschnitt vorgestellt haben.

Besonders die Maßnahmen zur Absicherung kritischer Prozesse verlangen eine schnelle Reaktion und ein hohes Maß an Kooperation durch die Datensender. Um diese zuverlässig sicherzustellen, sollten Sie vertragliche Grundlagen dazu schaffen, andernfalls sind Sie auf den guten Willen Ihrer Partner angewiesen. So oder so sollten Sie gelegentlich bei Ihren Partnern abfragen, ob ihnen die Korrektur-Prozesse vertraut sind und sie sie im Fehlerfall durchführen könnten.

Hier geht es zu Teil II unserer Serie.