Nachrichtenarten in der praktischen Anwendung: Die DESADV

Dieser Artikel hätte auch „Nutzung von Lieferscheinen in der EDI“ heißen können, oder „Nutzung von Lieferavisen“. Beides wäre aber der Vielfalt der Einsatzmöglichkeiten der DESADV-Nachrichtenart nicht gerecht geworden. Die DESADV ist eines der Arbeitspferde im Elektronischen Datenaustausch – wenn es keine spezifische EDI-Nachricht für einen Prozess gibt, stehen die Chancen nicht schlecht, dass Sie ihn mit einer DESADV-Nachricht am besten abbilden können. Mit diesem Artikel möchten wir Ihnen einen Überblick über einige Einsatzgebiete dieser Nachricht geben.

Beginnen wir mit der klassischen Aufgabe „avisieren einer Lieferung“. Der Datensender meldet dem Datenempfänger hierbei den Versandzeitpunkt von Waren und deren voraussichtliches Ankunftsdatum. Neben dem Ankunftsdatum gehören hier zumindest die Liefermengen und die Materialnummern der einzelnen Positionen zu den wichtigsten Inhalten. In aller Regel wird der Datenempfänger aber auch weitere Informationen, wie eine Identifikationsnummer des Warensenders, die zugrundeliegende Bestellnummer oder die Lieferscheinnummer verlangen. Mit der Avisierungs-Funktion erhöht der Datenempfänger die Transparenz über die Lieferkette und kann rechtzeitig bei Abweichungen vom Plan reagieren.

Ein weiteres klassisches Einsatzgebiet der DESADV ist die Bereitstellung von Lieferschein-Daten für einen Wareneingang. Wenn diese bereits mit Ankunft der Ware vorliegen, müssen sie nicht händisch erfasst werden, so dass der Wareneingang entlastet wird. Auch hier sind Liefermengen und Materialnummern wichtig, zusätzlich müssen häufig Packstücknummern, Füllmengen pro Packstück und der Verpackungsaufbau übertragen werden. Wie bei der Avisierungs-Funktion kommen meist noch Identifikationsnummern für zumindest den Warensender und Referenzen für den Lieferschein hinzu.

In einer DESADV können nahezu alle Details einer Lieferung abgebildet werden. Einmal erzeugt, ist der Datensatz daher für viele Prozesse nutzbar. Wenn beispielsweise beschrieben wird, welche Mehrweg-Packmittel verwendet wurden und wem diese gehören, kann diese Information zur Aktualisierung von Behälterkonten-Daten genutzt werden. Der Daten- und Warensender muss dann nicht auf anderem Wege mitteilen, wie viele Verpackungen er dem Daten- und Warenempfänger gesendet hat. Mit einer DESADV können zudem nicht nur Vollgut-, sondern auch Leergut-Sendungen dargestellt werden. Wenn Sie sich hier für Details interessieren, empfehlen wir Ihnen die Dokumentation des Verbands der Automobilindustrie, die dieser zu seiner VDA 4987 erstellt hat.

DESADV-Nachrichten enthalten meist Referenznummern, wie Bestell-, Lieferschein- oder Sendungsnummern. Kopien des Datensatzes an weitere Parteien, wie Zollbroker oder Spediteure, machen diese Referenzen zu einer gemeinsamen Basis, die Logistik-Prozesse transparenter machen können. Wenn zum Beispiel die Lieferscheinnummer dem Spediteur mittels einer Kopie der DESADV zur Verfügung gestellt wird, kann dieser die Information vergleichsweise einfach in ein Track and Trace-System integrieren. Der Warensender und der Warenempfänger können dadurch leicht den Status der Sendung nachvollziehen und die Track and Trace-Daten wiederum mit Transportdaten in ihren Systemen konsolidieren. Der Spediteur muss möglicherweise diese Information auch in die Angaben auf dem Bordero übernehmen und kann die Daten aus der DESADV extrahieren.

Die Beschreibung der Anwendungsfälle ließe sich noch fortführen: Über die Bereitstellung von Informationen für einen Zollbroker beispielsweise, welche Waren er wo verzollen lassen soll. Auch im Umfeld von Ein- und Auslagerungs-Prozessen in ein Warenlager wird die DESADV verwendet. Gemeinsam ist all diesen Anwendungsfällen aber eines: Ohne eine gleichbleibend hohe Datenqualität verlieren sie stark an Nutzen bis hin zur Unbrauchbarkeit. Im Vergleich mit einer ORDERS beispielsweise sind die meisten DESADV-Nachrichten zudem eher komplex, Sie müssen also damit rechnen, dass zumindest manche Datensender Schwierigkeiten mit der Datenqualität haben. Deswegen sollten die Datenempfänger prüfen, welche Absicherungsmaßnahmen sie in ihre Prozesse einbauen wollen. Dazu können Benachrichtigungen im Fehlerfall gehören, definierte Korrektur-Prozesse und Trainingseinheiten für Partner mit hoher Fehlerquote. Wie das geht, haben wir hier beschrieben.