Neues Feature: Individueller Projektstatus und Benachrichtigungen

Onboarding-Projekte bestehen meist nicht nur darin, Test-Nachrichten zu überprüfen. Auch das Projekt-Management und die Kommunikation mit den Partnern erfordern einige Aufmerksamkeit. Das gilt besonders, wenn viele Partner anzubinden sind oder Partner erst auf mehrfache Aufforderung ihren Projekt-Aufgaben nachgehen.

Es lag also nahe, diese beiden Aspekte von Onboarding-Projekten ebenfalls zu automatisieren. Dazu haben wir für Administratoren die Möglichkeit geschaffen, den individuellen Projekt-Status der Partner nachzuvollziehen. Dieser wird angezeigt, wenn Sie als Administrator auf den Button „Nutzer für dieses Projekt verwalten“ klicken. Hier sehen Sie zum einen den aktuellen Status aller Projekt-Partner. Wenn Sie in der Spalte „Details“ für den gewünschten User auf den Button „Detaillierten Nutzer-Status zeigen“ klicken, werden die offenen und abgeschlossenen Projektschritte angezeigt.

Bei händisch gepflegten Listen besteht immer die Gefahr, dass ein Status-Update für einzelne Partner vergessen oder falsch eingetragen wird. Um das zu vermeiden, wird der Status in Cargogear pro Partner automatisiert gepflegt. Bei einem Projekt mit Fragebogen wird beispielsweise initial der Status „Fragebogen in Bearbeitung“ angezeigt. Hat der Partner diesen ausgefüllt, wird er zu „Fragebogen zu bestätigen“ aktualisiert. Ein Administrator sieht also in der Liste der Projekt-Partner, wo er einen ausgefüllten Fragebogen überprüfen kann.

Hier kommt auch unser zweites Feature zum Einsatz, die Benachrichtigungen. Ein Administrator kann für neue und bestehende Projekte einstellen, ob Erinnerungen versendet werden sollen. Falls das Feature aktiviert wurde, kann er bestimmen, in welchen Zeiträumen neue E-Mails versendet werden sollen. Beträgt dieses Intervall beispielsweise sieben Tage, wird alle sieben Tage nach Beginn eines Onboarding-Schrittes eine neue E-Mail mit einer Erinnerung versendet. Wie viele Erinnerungen pro Vorgang versendet werden, kann der Administrator ebenfalls einstellen.

Hätte der Partner den Fragebogen nicht vor dem Ende des ersten Intervalls ausgefüllt, wäre automatisch eine erste Erinnerungs-E-Mail zu dem Thema versendet worden. Das erspart dem Onboarding-Team die Arbeit, selbst solche Benachrichtigungen erzeugen und versenden zu müssen. Zusätzlich zur Übersicht in der Projekt-Verwaltung erhält der Administrator ebenfalls eine E-Mail, wenn der Partner den Fragebogen ausgefüllt hat. So muss er nicht laufend den Status überprüfen und kann sich in der gewonnenen Zeit anderen Aufgaben widmen.

Diese Kombination aus einer Status-Anzeige und Erinnerungs- und Benachrichtigungs-E-Mails nutzen wir auch bei den anderen Schritten in einem Onboarding-Projekt: Partner werden informiert, wenn ihnen neue Validierungs-Schnittstellen zugewiesen werden. Administratoren sehen, welche Schnittstellen bereits erfolgreich validiert wurden, und erhalten eine Benachrichtigung, wenn der Partner alle Schnittstellen gemeistert hat.

Insbesondere EDI-Provider und Onboarding-Teams stehen häufig in der Verantwortung, ihre Aktivitäten gegenüber ihren Kunden nachzuweisen. Das gilt besonders in Fällen, in denen Partner nicht oder nur auf mehrfache Aufforderung kooperieren. Auch in Hinblick darauf stellen wir dar, wie viele Erinnerungs-Nachrichten bereits versandt wurden und an welchem Tag die nächste Nachricht versendet werden wird. So wird klar, dass fehlender Projekt-Fortschritt zumindest nicht an einem Mangel an Kommunikation seitens des EDI-Providers oder Onboarding-Teams lag.