Hürden auf dem Weg zur eigenen Schnittstelle Teil III

Man könnte annehmen, mit dem Entwurf der Schnittstelle sei der Großteil der Arbeit erledigt. Leider birgt aber auch der Massen-Rollout Schwierigkeiten, die den Erfolg Ihres Projekts als Ganzes gefährden können. Im ungünstigsten Fall sind auch nach Monaten nur wenige Partner angebunden, so dass das Projekt keine spürbaren Effekte für Ihr Unternehmen generiert. Wir zeigen Ihnen daher, wie sich dieses Risiko reduzieren lässt.

Da in vielen Unternehmen laufend Kapazitäten-bindende IT-Projekte durchgeführt werden, sollten Sie die Zeitleisten mit Ihren Partnern für das Onboarding frühzeitig abstimmen. Schon während Sie noch in der Vorbereitungsphase sind, können Sie alle eingeplanten Partner anschreiben. Dabei sollten Sie nicht nur Ansprechpartner für den Fachbereich und die EDI-Technik abfragen, sondern auch Auskunft erbitten, in welchen Zeiträumen ein Onboarding möglich und unmöglich ist. Mittels der Antworten können Sie Ihre Partner für den späteren Massen-Rollout in Pakete einteilen und diese auf der Zeitachse verteilen. Idealerweise halten Sie so die Onboarding-Zeiten kurz und können erste Erfolge für Ihr Projekt im Produktivbetrieb rasch verbuchen.

Zumindest bei den Partnern mit dem größten Beleg-Volumen sollten Sie aber auch bei temporärer Unpässlichkeit nachhaken, ob der Partner nicht zumindest einen Teil des Projekts bereits erledigen kann: Etwa einen Fragebogen durch den Fachbereich auszufüllen, die EDI-Verbindung aufzusetzen, oder das Handbuch zu Ihrer EDI-Schnittstelle durchzulesen. All das kann helfen, den Rest des Onboardings zu beschleunigen, wenn der Partner dann vollständig zur Verfügung steht.

Erfahrungsgemäß verzögern sich viele Projekte, weil nicht allen Beteiligten die richtigen Informationen zu den EDI-Schnittstellen zugänglich gemacht werden. Etwa wenn ein Dokument mit Beispiel-Nachrichten nicht dem EDI-Dienstleister zur Verfügung gestellt wird und der das Mapping allein auf der Basis des Handbuchs erstellen muss. Oder wenn veraltete Datenblätter mit den Parametern Ihrer EDI-Verbindung versendet werden. Sie sollten daher alle Informationen zu Ihrem Projekt zentral an einem Ort lagern, an dem die beteiligten Partner und auch deren externe EDI-Dienstleister darauf Zugriff haben. Für Rollout-Projekte legen wir beispielsweise in unserem Onboarding-Feature Bereiche für Handbücher, Beispielnachrichten und häufig gestellte Fragen an und erstellen Accounts für alle am Projekt beteiligten Parteien.

Ab einer gewissen Anzahl von Projekt-Partnern müssen Sie leider damit rechnen, dass sich manche Partner komplett der Mitarbeit verweigern, oder jeden Arbeitsschritt nur mit großer zeitlicher Verzögerung durchführen. Hier hilft es sehr, wenn Sie sich bereits in der Vorbereitungsphase Unterstützung durch Ihr Management und Ihre Einkaufsabteilung zugesichert haben. Diese können häufig in Eskalations-Terminen den notwendigen Druck aufbauen, um eine Verbesserung der Zusammenarbeit zu erwirken. Wo möglich, ist es auch langfristig hilfreich, Mitwirkungspflichten des Partners für EDI-Projekte vertraglich abzusichern.

Ein Rat zum Abschluss: Lassen Sie sich nicht verunsichern. Es wird immer Partner geben, die eine Schnittstelle anders aufgebaut oder andere Segmente und Qualifier verwendet hätten. Selbst in stärker standardisierten Branchen, wie der Automobil-Wirtschaft, werden EDI-Standards im Detail unterschiedlich genutzt. Wenn Sie sich gut auf das Projekt vorbereitet und mit Ihren wichtigsten Partnern und Dienstleistern beraten haben, werden Sie eine Schnittstelle erhalten, die gut umsetzbar ist und Ihnen einen echten Mehrwert bringt.

Hier geht es zu Teil I und Teil II unserer Serie.