Nachrichtenarten in der praktischen Anwendung: Die VDA 4945

Die VDA 4945 ist - ähnlich, wie die VDA 4987 für Lieferscheine - eine sehr vielseitige EDI-Nachrichtenart für Transport-Statusmeldungen. Sie beruht auf der IFTSTA D:16A und ist somit eine EDIFACT-Nachricht. Mit ihr können Sie nicht nur Fortschritte im Transport von Waren dokumentieren, sondern auch weitere Logistikprozesse mit Daten versorgen und generell die Transparenz in der Lieferkette erhöhen. Im Vergleich zu ihren Geschwistern VDA 4987 und der Rechnungs-Nachricht VDA 4938 ist sie aber weniger bekannt und verbreitet. Deswegen möchten wir sie Ihnen in diesem Artikel vorstellen.

Auch ohne lokale oder globale Krisen ist die Aufrechterhaltung globaler Lieferketten eine permanente Herausforderung. Es kann zu Verzögerungen beim Transport kommen oder die Ware wird auf dem Weg beschädigt. Aber auch fehlende oder fehlerhafte Daten können Zusatzaufwände und Zeitverlust bedeuten: Etwa bei der Verzollung oder am Wareneingang. Die Auswirkungen dieser Probleme lassen sich aber häufig reduzieren, wenn sie frühzeitig bekannt werden. Deswegen ist es wichtig, die Transparenz in der Lieferkette zu erhöhen und dieses Ziel können Sie mit der VDA 4945 erreichen.

Betrachten wir zunächst den Nachrichten-Aufbau. Stellen Sie sich hierzu einen LKW vor, der Waren von mehreren Lieferanten für einen Kunden enthält. Hier haben wir es mit Informationen auf drei Ebenen zu tun: Als erstes mit dem Transport. Darunter fällt beispielsweise der LKW mit seinem KFZ-Kennzeichen. Außerdem - abhängig davon, wie die Fracht transportiert wird - eine Identifikation eines Anhängers, eines Containers oder einer Wechselbrücke. Die zweite Ebene betrifft die geladenen Sendungen. Hier könnten uns Informationen, wie der Standort des Warenversenders und -empfängers oder Sendungs-Referenzen, wie eine Frachtbriefnummer, interessieren. Auf der dritten Ebene haben wir dann die Ladeeinheiten selbst. Hier finden wir zum Beispiel Informationen über die Abmessungen der versendeten Packstücke oder deren Packstück-Nummern. Genau diesem Aufbau folgt die VDA 4945. Wenn Sie durch die Segmente lesen, kommen Sie bei einer vollen Ausprägung also von den allgemeinen Transportinformationen über die Sendungsinformationen zu den jeweils untergeordneten Packstück-Angaben.

Über diese Basis-Struktur hinaus, können Sie mit der VDA 4945 aber noch viele weitere Informationen übertragen: Sie kennt für alle Ebenen Statusinformationen, wenn beispielsweise eine Landesgrenze überschritten oder wenn einzelne Ladeeinheiten beim Auslagern aus einem Crossdock beschädigt wurden. Sie enthält selbstverständlich Abfahrts- und erwartete Ankunftsdaten und Sie können übertragen, ob sich der Transport im Vor- Haupt- oder Nachlauf befindet. Soweit die Nachricht mit Informationen von GPS-Trackern angereichert wird, können Sie auch Geo-Koordinaten angeben.

Wir haben gesehen, dass die VDA 4945 eine Vielzahl von Information enthalten kann. Entsprechend vielfältig sind ihre Einsatzmöglichkeiten: Werden Geo-Koordinaten angegeben, lässt sie sich beispielsweise nutzen, um laufende Transporte auf einer Karte zu visualisieren. Das bereichert zum einen Logistik-Software um eine moderne Nutzeroberfläche. Zum anderen stärkt das aber auch das Verständnis der Lieferkette, da auch Anwender, die nicht zu den Logistik-Experten zählen, die Komplexität bestimmter Routen auf diese Weise besser nachvollziehen können.

Je umfangreicher und zuverlässiger die Informationen sind, die Sie über die VDA 4945 erhalten, desto mehr können Sie aus ihnen über Ihre Lieferkette lernen: Wie lange braucht zum Beispiel die Verzollung üblicherweise an einem bestimmten Ort? Bei welchen Lieferanten braucht der Spediteur in einem Sammelgut-Prozess im Vergleich überdurchschnittlich lang für die Frachtübernahme? In der Konsequenz können Sie Flaschenhälse identifizieren und idealerweise auch gleich beheben.

Ein weiteres Anwendungsfeld der Nachricht ist die Bereitstellung von Daten für weitere Logistik-Prozesse. Statuscodes könnten als Grundlage für die Bezahlung von Zollbrokern oder Spediteuren dienen. Wird der Statuscode „Internationale Gewässer erreicht“ übertragen, könnte das der Auslöser für einen High Seas Sale sein. Container-IDs für das Container-Management, Lieferscheinnummern für den Zollbroker, Bordero-Daten für den Wareneingang: Die VDA 4945 kann all das prinzipiell bereitstellen.

Die wichtigste Aufgabe wird aber die Information des Warenempfängers über unvorhergesehene Ereignisse sein. Verzögert sich beispielsweise die Ankunft eines Frachtschiffs, kann der Materialsteuerer bei rechtzeitiger Information noch einen zusätzlichen Luftfrachttransport beauftragen oder eine alternative Bezugsquelle nutzen. Produktions-Engpässe werden auf diese Weise schon frühzeitig vermieden. Gerade fragile und wichtige Lieferketten profitieren also von einer Einführung der VDA 4945. Wie bei allen komplexeren EDI-Nachrichten gilt aber auch hier: Prüfen Sie, welche Daten Ihre Partner zur Verfügung stellen können, bevor Sie einen Prozess einführen, der in der Realität nicht umsetzbar ist.